WAAROM 5S?

Eind vorig jaar publiceerden we een artikel over ‘De Ketting’, voornamelijk over de 5S methode. Inmiddels is er een aantal maanden verstreken en vinden we het tijd voor een update. Hoe gaat het nu met 5S binnen Den Elzen?

Maar eerst beginnen we met een korte terugblik op ons vorige blog. Want waarom 5S?

De 5S methode – die van oorsprong uit Japan komt – draagt bij aan het verhogen van productiviteit en kwaliteit maar heeft natuurlijk nog meer voordelen:
• Vermindering van fouten
• Verbetering van de uitstraling
• Vermindering van (tijd)verspilling
• Minder vervuiling
• Hoge medewerkerstevredenheid
• Visueel gestructureerde werkplekken en visueel management
• Hogere veiligheid
• Verbetering motivatie en samenwerking

Om maar gelijk met een visueel voorbeeld te komen:

Hoe zie je op het linker bord óf en wat er eventueel mist? Juist, dat zie je niet. Op het bord rechts zie je direct dat er iets ontbreekt. En wat. Veel efficiënter dus.
Dat werkt fijn! En daarom dus 5S. Maar hoe hebben we onze bedrijven 5S ingericht en waar zijn we nog mee bezig?

Start 2021 – Nulmeting
In november 2020 is Filipe do Carmo als kwaliteitsmanager bij ons gestart. Om een goed beeld te krijgen van de 5S voortgang op de vestigingen heeft hij in januari op iedere vestiging een nulmeting uitgevoerd. De resultaten hiervan zijn in een PowerPoint presentatie gedeeld met de vestigingsmanagers en chefs werkplaats. Deze presentatie bestaat voornamelijk uit foto’s van afdelingen, spullen en ruimtes in het pand met daarbij feedback, vragen of complimenten. Zoals we in onze vorige blog al schreven: het visueel maken van verbeterpunten creëert bewustwording. En juist die foto’s motiveren collega’s om met 5S verder te gaan en met eigen initiatieven te komen.

De nulmeting is beoordeeld op de 5S-en: scheiden, schikken, schoonmaken, standaardiseren, steunen (in stand houden). Als groep hebben we op de onderdelen scheiden, schikken en schoonmaken goed gescoord. Op de andere drie S’en kunnen we nog wat verbeteren. Dit is uitgewerkt in een actieplan waarbij ieder kwartaal een andere doelstelling prioriteit heeft.

Scheiden en Schikken
Binnen Den Elzen hebben we de afgelopen jaren al veel stappen gemaakt met het scheiden en schikken, en ook al een goed begin gemaakt met het schoonmaken. Tijdens dit proces hebben we afscheid genomen van diverse (kapotte of beschadigde) voorwerpen die niet meer nodig, bruikbaar of onveilig waren.

Inmiddels hebben we een andere manier van scheiden en schikken geïmplementeerd om nóg beter te kunnen schikken, namelijk het ‘rode kaart’ gebied. In dit gebied zetten we alle voorwerpen waarover het team gezamenlijk besluit: wel of niet gebruikt. Niet gebruikt? Dan weg of naar een andere opslagplaats dan de werkplek. Want scheiden betekent simpelweg het onderscheid maken tussen nut en nutteloos. Bij twijfel laten we een voorwerp een maand in de ‘rode kaart’ zone staan. Om te kunnen bijhouden hoelang een voorwerp in het gebied staat, plakken we er een sticker op met een uiterste beslisdatum. Nog steeds niet gebruikt op de uiterste beslisdatum? Dan geldt hetzelfde: weg of naar de opslagplaats.
Ook bepalen we tijdens deze processen of een voorwerp regelmatig gebruikt wordt. Als dit zo is, dan moet het voorwerp op een toegankelijke plek dicht bij de werkplek staan. Zijn er meerdere spullen nodig voor één handeling? Dan zorgen we er voor dat deze bij elkaar staan.

Schoonmaken en Standaardiseren
In het tweede kwartaal heeft Filipe een interne training gegeven aan de vestigingsmanagers en chefs werkplaats waarin hij nogmaals de basis van 5S heeft uitgelegd. Waarom is 5S zo belangrijk (voor ons)?
Als bij hen de bewustwording over 5S er is, kan dit véél beter overgebracht worden op het team. Het doel van de training is dan ook om hen een flinke dosis verbeterdrang mee te geven.
Het blijft altijd een uitdaging om een werkplaats schoon te houden, dat snappen we ook. Want er wordt nou eenmaal gewerkt. Hoe borgen we dat we niet terugvallen in ‘oude’ gewoontes?
De meeste vestigingen zijn tijdens de eerste maanden van de lockdown al gestart met het schoonmaken en opfrissen van het pand, maar ons motto is ‘we blijven verbeteren’. En dat geldt ook voor het schoonmaken én het schoonhouden van de vestigingen. Dit is namelijk meer dan een doekje over een apparaat halen. Vloeren, muren, apparatuur, machines. Alles moet worden aangepakt.
Elke vestigingsmanager heeft de opdracht gekregen voor zijn vestiging een eigen schoonmaakplan te presenteren. Met gezamenlijke standaarden zijn de vestigingsmanagers op weg geholpen en hebben ze elk een mooi plan gepresenteerd waar op de vestigingen nu al mee gewerkt wordt. Iedere medewerker is verantwoordelijk voor een bepaalde zone van de werkplaats. En de zones zijn vastgelegd in schoonmaakschema’s.

Bekijk afdelingen ook van verschillende hoeken.

Dagelijkse schoonmaak
Daarnaast heeft iedere vestiging de afgelopen maanden het volgende geïntroduceerd: iedereen maakt 5 minuten per dag op een gezamenlijk moment de eigen werkplek schoon. Rowdy – onze vestigingsmanager in Leiden- noemt dit de ‘5 Minutes of Magic’. Tijdens deze 5 minuten gaat de muziek harder en weet iedereen dat het tijd is de eigen werkplek en/of zone schoon te maken (vegen, vensterbanken leeg, opruimen).
“Ik zag dit ooit in een filmpje; ‘the 7-minute miracle of a train system’, waar ze dit in Japan uitvoeren. Daar zijn ze stappen verder dan wij hier in Nederland met Lean Management. Dit vond ik toen zo briljant, simpel maar heel efficiënt dat ik dit toegevoegd heb aan onze interne training. Met als doel dat iedereen dit ook zou gaan doen. Om nu het enthousiasme tijdens deze 5 minuten bij de medewerkers van Leiden te zien, geeft mij veel energie om de Groep met 5S naar een nóg hoger niveau te tillen. – Filipe.

Standaardiseren
Standaardiseren geeft duurzaamheid aan de eerste drie stappen. Binnen onze groep hebben we aan dit onderdeel de afgelopen maanden veel tijd besteed. Om uniformiteit binnen de groep te creëren, evalueren we gezamenlijk de huidige werkwijzen van de vestigingen en maken hiervan dan een standaard. Denk hierbij aan kleuren van belijningen, symbolen, de uitstraling van de panden, maar ook de schoonmaakplannen. Door visuele controlemiddelen toe te voegen, zorgen we dat er niet afgeweken wordt van de standaard. En dat resulteert er uiteindelijk in, dat iedereen op elke vestiging in één oogopslag kan zien waar wat staat en welke plek waarvoor bedoeld is.

De Gemba Walk
Een nieuw onderdeel voor onze vestigingsmanagers en de chefs werkplaats is de ‘Gemba Walk’. In deze walk observeren ze de uitvoering van gemaakte afspraken. Zo kunnen ze zien of iets wel of niet werkt, en waarom iets eventueel stagneert. Of ze kijken naar verspillingen en nieuwe verbetermogelijkheden. Iedere ronde wordt er op een ander onderdeel gelet, zodat er geen dingen over het hoofd worden gezien.

Steunen – in stand houden
En dan komen we bij de laatste S. Steunen. Of misschien is dit wel de eerste! Het bereikte niveau vasthouden, borgen en in standhouden vergt discipline. En enthousiasme van het team, maar allereerst van de vestigingsmanagers. Door nieuwe technologieën is 5S eigenlijk nooit klaar en zullen er altijd nieuwe aanpassingen noodzakelijk zijn. In standhouden betekent juist het streven naar verbetering. Als het enthousiasme van de vestigingsmanager verzwakt, zal het team hier ook steeds minder mee doen. En vallen we sneller terug in oude gewoontes. Dus het begint en eindigt allemaal met de steun van de manager(s).
Ook Filipe vindt dit onderdeel belangrijk en dus bespreekt hij dit in de training. “Ik vind de belangrijkste S steunen. Deze staat dus ook vooraan in mijn lijst. Als de vestigingsmanager niet achter 5S staat, zal het team ook niet enthousiast worden of blijven, en zullen de resultaten die al behaald zijn snel verwateren. We moeten bewaken dat dit niet gebeurt, dat zou zonde zijn van alle behaalde resultaten.” –, aldus Filipe.

En nu?
Dit kwartaal worden er nieuwe onaangekondigde audits uitgevoerd op de vestigingen. Filipe maakt uiteraard weer foto’s én introduceert een nieuwe meetmethodiek. In deze methodiek worden de vestigingsmanagers beoordeeld en is direct visueel zichtbaar of en welk onderdeel verzwakt en aandacht nodig heeft. Op die manier borgen we dat de sturing bij de vestigingsmanagers blijvend is!

We hopen dat jij na het lezen van dit artikel ook overtuigd bent geworden van het belang van 5S. Werk jij ook met 5S? Dan zijn we natuurlijk ook benieuwd naar jouw ervaringen!
Zoals we al schreven: 5S is nooit klaar, we blijven ermee bezig en gaan er in de toekomst vast nog meer over delen.